10 tipů jak šetřit čas

Dnes si dáme článek o tom, jakých 10 jednoduchých metod mi znatelně šetří čas při práci i mimo ni.

Následujících pár odstavců věnuji především svým pravidelným čtenářům. Chcete-li jít rovnou na věc, toto mé úvodní blábolení, které samotný článek víceméně nijak nerozvíjí, klidně přeskočte a přejděte na kapitolu Úvod do šetření času.

O produktivitě jsem chtěl psát už v březnu. Plány mi ale (v dobrém) narušil think-tank Na volné noze na téma produktivita. Abych se na think-tank připravil, začal jsem se hlouběji zamýšlet nad tím, co mou produktivitu vlastně pohání a zjistil jsem, že jsou to kupodivu úplně jiné věci, než o kterých se baví většina internetu. A že všelijaké ty cool aplikace jsou jen špičkou ledovce. Že jsem myšlenkama na správné cestě mi potvrdil i Dan Gamrot, se kterým jsem se o tom na think-tanku pobavil a zjistil, že to vidíme stejně.

Poté jsem se do produktivity zabořil ještě více, hledal nová pojítka a 2 a půl měsíce googlil stovky souvicejících témat a aktuálně mám něco přes 700 stránek poznámek, 11 přečtených knih a dalších asi 12 ještě přečíst chci (nehledě na stovky vědeckých studií a asi 50 hodin přednášek), abych lépe pochopil některé souvislosti.

Věci a metody, které jsem objevil a které jsem si osvojil, mi převrátily život naruby a mou tehdejší (myslím) poměrně vysokou produktivitu vystřelily někam na oběžnou dráhu. Spolu s produktivitou šly nahoru i spokojenost, zdraví, odpočatost.. No prostě takové ty věci, o kterých mluví v těch kýčovitých motivačních videích a i důvěřivci jako já si u toho říkají: hm, jo, jasně.. 🙂

Ti, kteří odtušili, že bych si takové věci přeci nenechal pro sebe, odtušili správně – bude z toho kniha. Původně jsem plánoval free e-book (a pokud by to z nějakého důvodu nešlo vydat, tak to opravdu budu sdílet jako e-book), nicméně je to tak rozsáhlé, přínosné a neskutečně smysluplné téma, že se o něj chci podělit s co nejširším publikem – proto je tištěná kniha lepší volbou.

Nebudu ale spoilerovat ani vás dále zdržovat. Jen jsem tímto chtěl svým věrným čtenářům sdělit, proč jsem tak dlouho nic nenapsal a zároveň proč po tomto článku ani dlouho nic nenapíšu (dokud nebude kniha). Upřímně, chtěl jsem odložit i tento článek, ale vzhledem k tomu, že jsem tak nějak závislý na sdílení informací, tak mě ten pasivní půlrok trochu vyděsil.

Většina témat, o kterých budu dnes mluvit, jsou poměrně konkrétní, takže je v knize (která bude univerzálnější) třeba jen trochu nakousnu, ale pitvat se v nich nebudu. A naopak tu nakousnu pár obecnějších témat (pauzy, multitasking apod.), které naopak více rozeberu v knize. V každém případě věřím, že každý z vás by si z článku měl nějakou drobnost odnést. A jak si ukážeme za chvíli – každá drobnost může mít z dlouhodobého hlediska velmi silné účinky.

Úvod do šetření času

Produktivita zdaleka není jen o stíhání více věcí v kratším čase, nicméně tento článek se přesně na tento pohled zaměří. Ať už tedy nestíháte a chcete stíhat, abyste si třeba mohli dopřát více volna, anebo stíháte a chcete toho jednoduše stíhat více, tento článek vás snad pomůže vhodně nasměrovat.

V některých případech si budete říkat, že tipy, které dávám, ušetří jen pár vteřin a že řeším maličkosti. Sám jsem nad tím dříve mával rukou. Faktem ale je, že naše dny i celé životy jsou sestaveny ze sekvence mnoha vteřin a maličkostí. A ze zkušenosti mohu říct, že lidé většinou marní nejvíce času právě tím, že přehlížejí maličkosti, které zaberou pár minut, jenže je dělají mnohokrát denně a zabijí jimi tak klidně hodiny čistého času. Maličkosti se rychle sčítají a naopak dává smysl věnovat se zejména jim.

Připravil jsem pro vás pár jednoduchých výpočtů, které ukazují, jak se několik ušetřených minut denně nakupí v horizontu jednoho roku (přibližný odhad po odečtení víkendů a dovolené):

1 minuta denně = ± 4 hodiny ročně = půl pracovního dne
10 minut denně = ± 40 hodin ročně = 1 pracovní týden
1 hodina denně = ± 240 hodin ročně = 6 pracovních týdnů

Já po osvojení níže zmíněných tipů šetřím tak 4 hodiny denně oproti tomu, jak jsem pracoval třeba před 2 lety (a metody, které rozepíšu v knize, mi srazily dalších minimálně 30 %). To je přes 800 hodin čistého času ročně – tedy více jak měsíc. Neříkám, že ho strávím na dovolených, ale rozhodně si nyní dopřávám více odpočinku, než kdy dříve a zároveň toho stíhám daleko více.

 

Síla 7 vteřin

Pokud by se vám líbilo ročně získat třeba ty 3 dovolené (6 pracovních týdnů), vypočetli jsme, že potřebujeme ušetřit každý den hodinu, což při 8 hodinách dělá 7 a půl minuty za hodinu, což znamená 7 a půl vteřiny za minutu. A to je zcela zvládnutelné, věřte mi. Metody, které rozepíšu níže, vám pomohou každou minutou šetřit vteřin daleko více.

Jakmile jsem si začal činnosti tímto stylem rozpočítávat, změnil se mi přístup k šetření času a neustále aktivně hledám cesty, jak šetřit těch vteřin co nejvíce. Doufám, že vás trochu nakazím a že i vy se budete více sledovat a hledat nové zkratky, abyste mohli ušetřit spoustu času, který využijete k něčemu úžasnému. Přejdeme tedy ke konkrétním tipům.

 

1. Pauzy

Efekt: více energie, lepší soustředění, méně chyb

Tak já si jdu přečíst článek o tom, jak šetřit čas a on mi doporučí, abych se flákal, tak je to normální? 🙂 To, že pauza je flákání, je jeden z největších mýtů produktivity. Naopak je to mnohdy to nejlepší, co můžete udělat.

Sám jsem se zařazení pauz bál. Už tak jsem toho měl na talíři spoustu a méně času v pracovním nasazení přeci musí znamenat méně vykonané práce – to je přeci logická přímá úměra, no ne? Jenže ona to přímá úměra není. Pro někoho to může znít jako černá magie, ale tím, že jsem si během dne začal dopřávat takovýto pravidelný odpočinek, nyní ve své standardní pracovní době (odpolední pětihodinovka, ranní hlubokou práci sem nepočítám) stíhám za 4 hodiny více, než co jsem dříve stíhal za 5 hodin. Jinými slovy pouhé zařazení pauz mi zvýšilo produktivitu o 20+ %.

Pauzám a odpočinku se budu hluboce věnovat ve své knize, nyní tedy jen stručně. Tělo má své denní biorytmy a nedokáže od rána do noci jet na 100 %. Potřebuje pauzy. Potřebuje dobíjet energii. Stejně jako nemůžete celý den jen vydechovat a potřebujete se občas nadechnout, tak se potřebuje metaforicky nadechnout i celé vaše tělo a hlava. A ne, spánek nestačí (nehledě na to, že mnoho lidí si ani kvalitní spánek nedopřává). Potřebujete zařadit pravidelný odpočinek do vaší pracovní doby.

 

Po pár hodinách práce bez přestávek:

  1. Podepisuje se na vás tělesná i mentální únava.
  2. Klesá vaše schopnost soustředění.
  3. Klesá rychlost, přesnost a kvalita vašeho rozhodování.
  4. Zvyšuje se vaše chybovost.
  5. Mozek začne nedostatek odpočinku kompenzovat mind-wanderingem, tedy odbíháním mysli k nesouvisejícím věcem.

Negativ je mnohem, mnohem více. Stačí si ale sečíst jen tuto pětici a vyjde vám, že práce bez přestávek produktivitu drasticky zhoršuje. Vzpomeňte si na naše dřívější výpočty – už jen touto pěticí zabijete za minutu více, jak těch 7 vteřin. Denně tedy zabijete více jak hodinu jen tím, že si nedáváte pauzy.

Možná si říkáte, že pauzy nepotřebujete. Že jste zvyklí pracovat celé dny a že se vám to zdá v pohodě. Jenže to je dáno jen a jen tím, že nemáte srovnání a jakmile pauzy vyzkoušíte, okamžitě ty benefity uvidíte.

 

Jak často si dávat pauzy?

Obecně doporučuji si dávat spíše delší pauzy (20 minut) méně často, nežli kratší (minuta) velmi často. Pokud byste si každé 4 minuty dali minutovou pauzu pro sociální sítě, čtení, sledování youtube atd., tak nemáte šanci si odpočinout (nehledě na to, že za 4 minuty se ani nedostanete do flow). Na druhou stranu ani 1 hodina pauzy po každých 4 hodinách práce není ideální. Takže kde je ten zlatý střed?

Jsou různé přístupy. Máme tu poměrně oblíbené Pomodoro25 minut práce, 5 minut pauza (čas pauzy se postupně zvyšuje). Jiní doporučují 50 minut práce + 10 minut pauzu. A co jsem vysledoval, tak asi nejoblíbenější je následování tzv. ultradiánních rytmů (budou-li vás zajímat, zkoumejte anglické zdroje, na českém internetu je minimum informací a ty, které dohledáte, říkají něco úplně jiného, než ty anglické). Tyto rytmy navazují na energické cykly našeho těla. Je to velmi zajímavé téma, ale není tu na něj tolik prostoru, takže zjednodušeně řečeno – naše těla fungují nejlépe v cyklu  90-120 minut výkonu a 20 minut odpočinku.

Mně osobně se nejvíce osvědčil právě tento poslední přístup a jsem při něm nejvýkonnější. Vám ale může vyhovovat třeba to Pomodoro (já se tedy za 25 minut ani nerozjedu), anebo model 50+10, anebo si klidně vymyslete model vlastní. Hlavní je, abyste se naučili vnímat vaše energické cykly a na základě nich rozumně vyvážili výkon a odpočinek.

Vřele doporučuji si, alespoň na začátku, nastavovat budíky a ty úseky práce a pauz co nejdůsledněji dodržovat. Pak byste mohli být ponořeni do práce a po hodině a půl si říct: Ále, cítím se v pohodě, tak pojedu dál. A ani byste se nerozkoukali a byl by čas na večeři.

Ve stavu flow (což je opět velmi zajímavé téma) čas utíká trochu jinak, ale ani v něm není ideální trávit třeba 6 hodin v kuse. Biologii totiž neoblafnete (nebo ne na 100 %) a ta únava, nižší soustředění a kvalita rozhodování dolů prostě půjdou.

I když se tedy budete po těch 90-120 minutách cítit v pohodě, doporučuji dokončit dílčí úkol a dát si pauzu. Po ní byste na sobě měli fyzicky pocítit, že jste chytli nový dech a do práce se vrátíte s větším nasazením a daná činnost vám půjde mnohem lépe, snadněji a rychleji.

 

Co při pauzách dělat?

Ideálně zvolte co nejvíce odlišnou činnost oproti té, od které odcházíte. Pro ty, kteří nejsou zvyklí si pauzy dávat, přihodím pár tipů, jakým směrem přemýšlet. Hledejte činnosti, při kterých změníte:

Nástroje – pracujete-li na počítači, je nejlepší se od monitoru a klávesnice odpoutat – jakýmkoli způsobem, možností je nekonečno.

Prostředí – ideální je vypadnout třeba ven, ale už jen to, že se zvednete z pracovní židle a sednete si na gauč s knížkou, vás jakoby přepne do jiného prostředí (i když je to pár metrů daleko) a mozek se lépe uvolní.

Typ činnosti – pracujete-li především hlavou, odpočinete si nejlépe u fyzické činnosti (cvičení, běh, procházka, házení s míčkem o zeď..), případně u činností, kdy si odpočine i sama hlava (odpočinková četba, sledování seriálů, hraní nenáročných her..). Anebo si můžete dát šlofíka, který vás nabije energií jako máloco.

Typ myšlení – děláte-li grafiku, nedoporučuji o pauze přesedlat třeba na osobní tvorbu anebo sledování tutoriálů. Tím, že i během pauzy zůstane vaše mysl nasměrována do grafického světa, se od své práce naplno neodpoutáte. Když se ale, oproti tomu, začtete do zajímavé knížky, tak se vaše myšlení dočasně přesune někam jinam a mozek si odpočine krásně.

Typ interakcíkomunikujete-li při práci s klienty (byť přes e-mail), tak pauzy raději nevěnujte sociálním sítím. Ty vás totiž vyčerpají dalšími interakcemi. Pár minut na Facebooku budiž, ale zbylou minimálně čtvrthoďku doporučuji věnovat činnostem, u kterých má hlava skutečně čas vypnout. Naopak pokud při práci s nikým nekomunikujete a jste izolovaní uvnitř své hlavy, tak sociální interakce (sociální sítě, diskusní fóra, pokec po telefonu) přijdou vhod.

Vaše pauzy nemusejí dodržovat všech těchto 5 podmínek. Také občas některou z nich poruším, ale zkrátka vím, že čím více podmínek dodržím, tím lépe si odpočinu. Hlavní je, abyste se do ničeho nenutili, abyste byli sami sebou a abyste si své pauzy užívali a opravdu dobíjeli svou energii, která je nezbytná pro kvalitní výsledky vaší práce i pro vaše zdraví.

 

2. NE! multitaskingu

Efekt: zrychlení a zkvalitnění práce

V každý daný moment dělejte jen jednu věc. Ne dvě. Ne deset. Jen jednu. Neskákejte od projektu k projektu. Výjimkou jsou dlouhé projekty, od kterých je potřeba tu a tam odstoupit, jinak byste se jimi přesytili a také projekty, na které se potřebujete průběžně koukat čerstvýma očima.

V ostatních případech se ale zaberte do práce a pokud možno nezačínejte dělat nic jiného (s výjimkou pauz), dokud nebude úkol hotový. Ideálně během té doby nechoďte na e-mail ani jiná místa, kde komunikujete s klienty – to vás dokáže vnitřně pěkně rozhodit (viz příklad níže).

Multitaskovat jde pouze u silně automatizovaných činností – například mluvení při chůzi, anebo sledování seriálu při večeři. V ostatních případech jde čistě o rychlé přepínání mezi dvěma a více činnostmi, což s sebou nese mnoho rizik, která mají velmi negativní dopad na váš výkon.

Existuje totiž tzv. pozůstatková pozornost (attention residue), což je stav, který vzniká při přebíhání mezi úkoly. Když přeběhnete od jednoho úkolu k druhému, tak nad tím prvním stále ještě (vědomě či podvědomě) přemýšlíte. Váš mozek musí usilovněji pracovat, hůře se soustředíte, zvyšuje se vám počet chyb a snižuje se rychlost i kvalita vašeho výkonu.

Tato pozůstatková pozornost není záležitostí jen velkých vyrušení, ale i těch malých – i párvteřinové vyrušení může mít ničivé dopady. Mrknete do e-mailu a vidíte, že přišla zpráva od klienta. Vy ale máte práci, takže nestíháte e-mail přečíst a vrátíte se k práci. A teď vám v hlavě běhá: Co asi ten klient chce? Reaguje na tu mou včerejší práci? Líbila se mu? Nebo ji chce celou předělat? Ježiš, to ne, to jsem dělal celý den, to fakt nechci předělávat. Anebo posílá zadání další zakázky? Jenže kdy se k ní dostanu, dneska je pátek, celý den už mám plno a on to určitě bude chtít už před víkendem…

Zažili jste někdy něco takového? Já to dříve zažíval denně. Nevydržel jsem být neaktuální a potřeboval jsem každých pár minut zjišťovat, jestli někdo nepíše. Až poměrně nedávno jsem začal zjišťovat, jak velké negativní dopady to na mou práci má. Znervózňovalo mě to, neustále jsem se kvůli tomu ALT-TABování zadrhával, hůře se mi soustředilo, pracoval jsem pomaleji a nedokázal jsem pozastavit tok myšlenek, který to pouhé uvidění nové příchozí zprávy vyvolalo.

A ono je jedno, jestli jen zjistíte, že vám přišel e-mail, anebo ten e-mail otevřete a přečtete. V prvním případě nastane scénář, který jsem popisoval. V druhém případě uvidíte, co konkrétně klient potřebuje (fantastické je, když použije frázi typu: docela to hoří) a okamžitě začnete přemýšlet nad řešením daného problému a třeba i nad formulací vaší odpovědi. To vás rozhodí a znervózní – zejména pokud víte, že na to klient spěchá, jenže vy potřebujete dokončit to, na čem teď děláte..

Tak se tedy rychle vrátíte k hlavnímu úkolu a nasadíte nebezpečnou rychlost – to je takové nasazení do práce, kde vás pohání stres a při kterém napácháte více škody, než užitku. Zmatkujete, chybujete, pak musíte ty chyby napravovat, tím pádem ještě více nestíháte, tím pádem se snažíte jet rychleji, tím pádem více chybujete… Je to začarovaný kruh, který způsobilo jen blbých pár vteřin, kdy jste se podívali do e-mailu. Kdybyste to neudělali a v klidu dodělali svou práci, dokončili byste ji mnohem rychleji a bez chyb.

Zkrátka a dobře – neodbíhejte od úkolů a vyvarujte se toho mít v hlavě více věcí naráz. Škodí to jak vašemu mozku (snižuje IQ), tak vaší produktivitě (snižuje ji klidně o 40 %), tak i vašim klientům – těm pak dodáváte práci s nižší kvalitou (práce vzniklá ve stresu není nikdy špičková).

 

3. Sebevzdělávání

Efekt: celkově vyšší efektivita

Vyšší znalosti a zkušenosti neznamenají jen vyšší kvalitu, ale i vyšší rychlost. Proto běžný seniorní designer zvládne tytéž úkoly nejen lépe, ale i za třetinový čas, než junior – ať už je junior jakkoli nadšený.

Každopádně ani senior by neměl usnout na vavřínech. Troufám si říct, že nikdo na světě neumí svůj obor na takové úrovni, že by si mohl dovolit přestat se sebevzdělávat. Já třeba pracuji s Photoshopem už 14 let a přesto stále nacházím nové a pro mou práci revoluční metody, jak něco dělat lépe.

Totéž platí o Illustratoru, se kterým pracuji jen nějakých 7 let. Tam jsem třeba až loni objevil, jak je snadné uložit klidně několik desítek variant loga během pár vteřin (viz poslední tip v jednom mém starém článku). A na podobná překvápka narážím pravidelně – někdy jsou to maličkosti, jindy mi ale zcela změní pracovní proces.

 

Benefity sebevzdělávání

Čím lépe znáte teoretický základ své práce a čím lépe ovládáte své pracovní nástroje (u nás grafiků zejména grafický software), tím více vám jde práce od ruky. Čím více se sebevzděláváte, tím více benefitů sbíráte:

  1. Lépe víte, která cesta k výsledku je nejefektivnější – nebudete věci dělat komplikovaně, když víte, že to jde jednoduše.
  2. Těžké se stává lehkým a co trvalo dlouho, bude nyní trvat kratší dobu.
  3. Nacházíte více skrytých souvislostí a napadají vás vlastní kreativní zkratky.
  4. Snižuje se vám chybování a nemusíte proto trávit čas jejich nápravou.
  5. Zvyšuje se vám sebejistota, méně zmatkujete a nemáte potřebu každý krok 10x ověřovat.

A mohl bych pokračovat. V každém případě věřím, že sebevzdělávání je klíčové nejen pro naši produktivitu, ale i náš pracovní i osobní rozvoj. Když si na rozvoj čas nenajdeme, těžko se někam posuneme. Navíc se nám zvyšuje riziko, že vyhoříme. Takže.. sebevzdělávejte se.

 

Jak se sebevzdělávat

Jste-li logotvůrci, můžete omrknout můj starší článek s konkrétními tipy, v čem a jak se sebevzdělávat. Nejste-li logotvůrci, i tak můžete článek projet očima a třeba vás mé tipy inspirují k nalezení podobných cest v rámci vašeho oboru. Přidám pár obecných rad, jak se k sebevzdělávání postavit:

Uvědomění

Obecně jde o to si uvědomit, z jakých dílčích faktorů se skládá vaše práce a pokud možno na všech dílech této skládačky průběžně pracovat. Neuškodí ale ani sebevzdělávání v okrajových či na první pohled nesouvisejících oblastech – mnohdy nějaké ty zajímavé souvislosti najdete a vaši práci to nějakým způsobem obohatí.

Sběr a struktura

Na kvalitní materiály narážíme zpravidla tehdy, kdy nemáme čas je prozkoumat. Jakmile vás osloví zajímavý článek, kniha, přednáška, blog či cokoli jiného – okamžitě si je někam uložte.

Taktéž důrazně doporučuji dát těmto materiálům už od začátku přehlednou strukturu. Věřte mi, že materiály se nahromadí, ani nebudete vědět jak. Já loni zjistil, že mám 5000+ souborů rozházených všude možně a pak je musel asi půl měsíce náročně strukturovat. A to fakt nechcete.

Čím více složek a podsložek si vytvoříte už na začátku, tím lépe. A jakmile uvidíte, že se některá podsložka podezřele plní, rozdělte ji na ještě specifičtější podsložky. Přeplněné složky totiž posilují rozhodovací paralýzu – čím více možností máte, tím spíše se zaseknete a nevyberete si nic.

Není nic horšího, než si vyšetřit čas na sebevzdělávání a mít upřímnou chuť se posunout, jen abyste vzápětí strávili třeba půlhodinu jen tím, že procházíte minuatury stovek souborů a vybíráte, do čeho se tedy dnes pustit.

Pravidelnost

Rozvíjejte se pokud možno denně. Vymezte si každý den čas, který budete věnovat sebevzdělávání. I kdyby to mělo být přečtení jediného článku u snídaně, anebo krátká videopřednáška při obědě, anebo chvilkové experimentování v grafickém programu – to vše se sčítá a to vše vás posune kupředu a z dlouhodobého hlediska se to podepíše na vaší produktivitě.

Já mám třeba v internetovém prohlížeči otevřenou hromadu panelů se zajímavými články (poslední měsíce projíždím výpisky z knih od Dereka Siverse či Samuela Daviese) a u žádné snídaně se mi tedy nestane, že bych neměl co číst. Zároveň si průběžně na TEDu stahuji přednášky, které si pouštím třeba u obědů anebo je poslouchám při různých monotonních činnostech.

Pasivní sebevzdělávání

Pominu-li tréninky kreslení a sledování videotutoriálů, tak každý měsíc projdu minimálně 20, někdy i 30 hodin přednášek, podcastů, nebo rozhovorů. Přitom ale jen zlomek z toho sleduji ve volném čase – drtivou většinu tvoří pasivní sebevzdělávání.

Pasivním sebevzděláváním myslím to, že se učíte během jiné činnosti. Ať už třeba během úklidu, vaření, cvičení, ale klidně i během práce. Co? Během práce? Já vím, na začátku článku jsem vás odrazoval od multitaskingu. Tohle ale není vyloženě multitasking. Neříkám, že tato metoda bude fungovat všem, ale především u nás grafiků to jde velmi dobře.

Dám konkrétní příklad. Během své práce mám bloky času, kdy generuji nápady a tudíž zaměstnávám kreativní i logickou část mozku (je to biologicky trochu nepřesné, ale pro zjednodušení tomu tak říkejme). Ale jindy – třeba když rozvíjím už hotové nápady a tucetkrát překresluji jednu a tu samou skicu a zkouším její různé variace – tu přemýšlecí část mozku vůbec nezaměstnávám. Vše se děje intuitivně a mechanicky. Totéž platí třeba o převádění skic do digitální podoby, což u propracovaných log trvá klidně kolem 4 hodin.

V tyto chvíle si můžu do pozadí pustit nějakou tu přednášku. A naprosto bez problémů a nezávisle na sobě zvládám odvádět práci i vnímat přednášku. Párkrát třeba odběhnu do textového souboru, abych si poznamenal nějakou myšlenku, ale jinak se většinu času věnuji práci.

A co víc – nejenže mě to neruší, ale dokonce vnímám, že i ta samotná (a jinak monotonní) práce lépe odsýpá, protože tempo přednášky podporuje i tempo mé práce. Plus bývají přednášky značně inspirativní, takže mě to nabíjí pozitivní energií, což opět zvýšuje můj výkon.

Když jsem si zkusil orientačně sečíst časy, tak jsem zjistil, že u každé zakázky mám v průměru 6 hodin, kdy můžu pracovat a zároveň se sebevzdělávat. A to je prostě super.

Mimochodem my grafici si můžem dovolit něco, čemu říkám supersebevzdělávání – můžeme zároveň trénovat kreslení a do toho si ještě pouštět přednášky. Jakmile ale u kreslení začnete příliš přemýšlet, přestává to fungovat. Funguje to skutečně jen tehdy, kdy kreslení odvádí vaše ruka bez pomoci hlavy (opět, biologicky nepřesné, ale ti, kteří semtam něco kreslí, jistě chápou, co tím myslím).

 

4. Sluchátka

Efekt: zlepšení soustředění a zamezení přerušování

Dříve jsem se práci se sluchátkama vyhýbal. Dnes už bych se bez nich nedokázal pořádně soustředit. Dokud jsem je nepoužíval, myslel jsem si, že všichni ti sluchátkáři v nich poslouchají nějaký rock, metal, pop, rap.. zkrátka jejich oblíbené žánry.

Někdo to tak určitě má, nicméně když jsem se do tématu sluchátkování při práci ponořil více, pochopil jsem, že málokdo poslouchá běžnou hudbu (nebo jen v určitých situacích). Běžná hudba (se slovy) je totiž spíše rušivá. Místo toho lidi zapínají instrumentální hudbu, klasickou hudbu, zvuky prostředí (třeba skrze Noisli), anebo nějaký šum.

A pak je tu přímo hudba, respektive zvuky, které nějakým způsobem stimulují vaše alfa/beta/gamma a jiné vlny, uklidňují mozek, posilují vaši koncentraci a tak dále. Tomu se věnuje tzv. Brainwave Entrainment (BWE), který musím ještě hlouběji prozkoumat a kterému se též budu hlouběji věnovat ve své knize. Určitě zkuste třeba binaural beats – ty jsou nejznámějším oddílem BWE. A obecně doporučuji do youtube hodit focus musicvyzkoušet, co s vámi různé zvuky, šumy a hudba dělají.

Já si zatím nejvíce oblíbil nebeský šum v kombinaci s deštěm a tekoucí vodou, což si zase pouštím přes Noisli (mám v plánu si to postahovat a namixovat do jedné mp3, abych to měl připravené i do offline situací).

Co je na tom šumu a zvucích tak skvělého? Že (máte-li uzavřená sluchátka) se skrze ně nedostane žádný vnější zvuk a vaše myšlenky jsou v bezpečí. Tím bezpečím myslím to, že nic nevyruší jejich přirozený tok. Určitě to znáte. Zaseknete se nad problémem a přemýšlíte nad řešením. Myšlenky tečou a pomalu se dostáváte k heuréka momentu..

Jenže vtom venku někdo zatroubí, zaštěká pes, zařve dítě, anebo vám prostě jen zazvoní telefon (což je ze všeho nejhorší, protože na to musíte obvykle reagovat) – a tok myšlenek v tahu. Nemáte tušení, kde jste byli uvnitř hlavy před tím vyrušením. Tak na to přestanete myslet, začnete dělat něco jiného a ty myšlenky se třeba znenadání vrátí. Třeba ale také nevrátí.

Oproti tomu, když vám v uších zní konstantní šum, tak i když je to relativně rušivý zvuk, mozek si na něj hodně rychle zvykne a vy si dopřejete absolutní klid. Potřebujete-li tedy něco vymýšlet, rozhodně doporučuji si nějaký šum pustit.

Plus experumentujte i s různými zvuky pro různé činnosti. Ve vymýšlecích fázích sice potřebuji klid (a proto poslouchám zmíněný šum), ale u mechanických a monotonních prací už potřebuji něco dynamického – něco co mě bude povzbuzovat a udržovat v tempu. V takovém případě si pustím třeba epickou instrumentální hudbu, elektro, klidně i metal – ten ale pouze tehdy, pokud nepracuji se slovy, jinak by se mi to v hlavě mlátilo.

 

5. Dva monitory

Efekt: zrychlení práce o 1-2 hodiny denně

Dlouho jsem bral dva monitory jako zbytečnost či dokonce frajeřinku. Mně bohatě stačí jeden, všechno se mi tam vejde, dva monitory by mě rozptylovaly a v ničem by mi nepomohly. Jak já se mýlil.

Pracuje-li člověk opravdu jen v jednom programu a nepotřebuje překlikávat mezi více okny, tak jeden monitor asi stačí. Jakmile ale začnete pravidelně přepínat – třeba jen mezi grafickým programem a e-mailem, kde máte zadání od klienta – tak už to přerušuje práci.

 

Hlavní problémy ALT-TABování:

  1. Samotným přepnutím ztratíte minimálně vteřinu času.
  2. Dočasně přerušíte momentum své práce a chvíli pak trvá, než se zase rozjedete.
  3. Narušíte koncentraci tím, že se odpoutáte od hlavního problému.
  4. Když se po přepnutí vrátíte, musíte se znovu zorientovat, kde jste skončili a jaký další úkon vlastně máte udělat, což zabere dalších pár vteřin času i část vaší vůle.
  5. Musíte intenzivně zapojovat krátkodobou paměť – zapamatovat si, kde jste v prvním okně skončili a zároveň i zapamatovat tu informaci, kvůli které jste vůbec překlikávali.
  6. Tato paměť je ale ohrožena přesunem mentální energie na zmíněné zorientování, což mnohdy způsobí, že informaci zapomenete a musíte přepnout zpátky do druhého okna.
  7. Porovnáváte-li dvojici dokumentů, do hlavy si vždy ukládáte mentální obraz toho prvního a srovnáváte ho s tím druhým. Tento mentální obraz je ale narušen časově (zlomek vteřiny trvá se přepnout) i vizuálně (máte-li otevřeny jen 2 okna, vyruší vás „přebliknutí“ a máte-li otevřeno více oken, musíte nejprve vybrat, do kterého z nich chcete přepnout). A to velmi často tento mentální obraz vymaže a vy musíte mezi dokumenty překlikávat třeba pětkrát.

Sečteno a podtrženo – každé přepnutí nás ve finále stojí kolem 10 vteřin času. Což, vzpomenete-li si na sílu 7 vteřin, se dokáže pěkně nasčítat. Plus nás to stojí nemalou dávku mentální energie, které máme omezené množství a čím méně jí máme, tím hůře a pomaleji se nám pracuje. Lidé jsou obecně na přepínání zvyklí a berou ho jako nutné zlo. Jenže ona to nutnost být nemusí.

Ano, i se 2 monitory budete občas přepínat, ale podstatně méně, nežli s jedním. Přepínáte-li okna jednou za pár minut, tak to ještě jde (byť i tak ztratíte třeba půlhodinu denně). Když ale přepínáte častěji, dokáže to pěkně znepříjemnit práci.

Zkuste se, vy s jedním monitorem, při práci schválně pozorovat a přibližně počítat, kolikrát za minutu / hodinu / den někam přepínáte. Možná zjistíte, že přepínáte opravdu často a že vyzkoušení druhého monitoru není tak špatný nápad.

 

Zkuste ho otočit

Pokud zainvestujete do druhého monitoru, doporučuji jej otočit na výšku.

Především je to pro váš krk pohodlnější, nežli dva vodorovné monitory – tam už bývá potřeba se pravidelně natáčet, hodně šilhat očima, anebo mít monitory mnohem dále, což také není ideální. Zatímco máte-li vodorovný + svislý monitor, pohodlně je zvládnete udržet v hlavním zorném poli.

Dále je svislý monitor vynikající na projíždění dokumentů (uvidíte celou A4 na výšku) i internetu (při googlení uvidíte celou desetici výsledků na jedné obrazovce). A obecně monitor na výšku znamená, že nepotřebujete tolik scrollovat či mezerníkovat.

Monitor na výšku ocení i rešeršéři anebo zkrátka ti, kteří v jednom monitoru píšou dokument a v druhém si průběžně dohledávají informace, které si pak do dokumentu kopírují či přepisují. V tomto ohledu mi druhý monitor neskutečně zpohodlňoval průzkumnou fázi při přípravách mé knihy.

 

Příklad z grafické praxe

Výhodu druhého monitoru jsem nejsilněji pocítil tehdy, když jsem od korektorky dostal 150stránkové PDF s poznámkami, dle kterých jsem měl upravit brožuru v InDesignu. Rok předtím jsem zažil to samé. Rozdíl byl v tom, že před rokem jsem musel použít asi tisíckrát ALT-TAB a letos jsem měl hezky na jednom monitoru PDFko a na druhém InDesign.

Vše potřebné jsem tedy viděl v jeden moment a přelétával jsem pouze očima. To znamenalo, že jsem se prakticky vůbec nemusel znovu-zorientovávat, odboural jsem rušiče krátkodobé paměti a moje momentum zůstalo nedočtené. Celá práce byla tedy mnohem rychlejší a nesrovnatelně pohodlnější.

Dodám ještě jedno využití druhého monitoru. Je to sice drobnost, ale ušetřím s ní dalších tak 10 minut denně: Když se mi v jednom okně něco ukládá (zejména pracuju-li s velkými psd/ai/indd dokumenty) a mám tím pádem třeba 10 či více vteřin volna, tak se jednoduše přesunu do druhého monitoru a tam si v texťáku začnu připravovat e-mail pro klienta. Je to maličkost, ale proč ten čas neušetřit, když to jde.

 

6. Vícetlačítková myš

Efekt: zrychlení práce o ± 30 %

Ano, 30 %. Tříhodinovou práci jsem najednou začal zvládat za dvě hoďky. Chvíli mi trvalo promyslet, které zkratky vlastně nejčastěji používám a které se vyplatí na myš nastavit. A potom trvalo pár týdnů si na používání vícetlačítkové myši zvyknout. Po 4 letech práce s touto myší si už ale nedovedu představit pracovat jinak a považuji ji za nejlepší investici, kterou jsem (z hlediska pracovních nástrojů) kdy udělal.

 

 

Jakto, že šetří tolik času?

  1. Nenarušujete své pracovní flow tím, že pátráte v paměti (byť jde o zlomek vteřiny), kterou kombinaci kláves máte použít.
  2. Neplýtváte vůli ani fyzickou energii tím, že jednu anebo obě ruce umisťujete nad klávesnici na místo, kde se zkratka nachází. I když tam tu levačku či pravačku máte, i tak je musíte průběžně přesouvat jinam.
  3. Nepřerušujete soustředění nad tím, co se děje na plátně. Zejména u složitých zkratek člověk raději mrkne na klávesnici a ujistí se, že umisťuje ruce na správné místo. Tím se ale dočasně odpoutá od plátna. Stejně tak přerušíte soustředění tehdy, když měníte nástroj manuálně tak, že přesunete oči i kurzor do levé/horní/pravé nabídky programu a hledáte nástroj, který zrovna potřebujete.

Oproti tomu, máte-li zkratku přímo na myši, tak zvládnete okamžitě a jednou rukou ovládat klidně 80 % vašich nejoblíbenějších nástrojů. Některý z prstů už zpravidla nad některým z tlačítek leží a vzpomenout si na to, že máte zmáčknout přední boční tlačítko je (z hlediska mentální náročnosti) snazší, než si vybavit třeba kombinaci CTRL + ALT + SHIFT + N. A rozhodně je v takovém případě snazší a rychlejší zmáčknout jediné tlačítko na myši, nežli mačkat na klávesnici 4 tlačítka.

Možná si říkáte, že už to máte zažité, že zkratky mačkáte automaticky a že jde přeci jen o vteřinu. Ano, to byl můj argument, proč jsem já sám považoval vícetlačítkové myši za zbytečné. Jenže – síla 7 vteřin. Čím více zkratek a čím častěji je používáte, tím více času s vícetlačítkovou myší ušetříte. A pokud si na myš přesměrujete nějaké komplikované akce či skripty, budete šetřit klidně i desítky vteřin každou minutu. A tím pádem, jak už jsem zmínil, ušetříte v pohodě těch 30 % času.

 

Jak si takovou myš nastavit?

Nebojte, není to nic složitého. Postup jsem sepsal na svém druhém blogu. Skvělé je na tom to, že si můžete nastavit zkratky pro různé programy. Já tedy používám tlačítka myši v Adobe programech, ve Wordu, ve Firefoxu, v Průzkumníku, ale třeba i při přehrávání filmů a seriálů ve VLC Playeru (posouvám si tam pohodlně titulky bočníma tlačítkama anebo pauzuju kolečkem).

I když vícetlačítkovou myš nemáte, nebo jste třeba stále skeptičtí, tak doporučuji následující experiment. Většina z vás má asi myš s kolečkem. Zkuste si pomocí programu X-mouse (viz článek výše) nastavit nějakou zkratku na promáčknutí kolečka. Ať už to bude zkratka pro vytvoření nové vrstvy, aktivaci nejpoužívanějšího nástroje, nebo třeba přidání masky vrstvě (to je potřeba nejprve nahrát jako akci, nastavit jí funkční klávesu a tu pak přesměrovat na myš). Nejste-li grafici a pracujete třeba s Wordem, můžete si na kolečko nastavit zkratku CTRL+B (ztučnění), CTRL+I (kurzíva), nebo CTRL+U (podtržení). Aktivně zkratku skrze myš používejte tak týden a sledujte změnu v pohodlí a rychlosti své práce.

Pokud se vám to zalíbí, kupte si základní herní myš s 2 bočními tlačítky, na která si přidejte další zkratky (v základu tato tlačítka fungují jako pohyb zpět a vpřed – super do webových prohlížečů i Průzkumníku). Až se sžijete s touto myší, přejděte na ještě více tlačítek. Můžete do toho skočit po hlavě a zakoupit rovnou 9tlačítkovou myš, ale to zvykání bude o dost náročnější.

 

Další výhoda: DPI

Výhoda podobných myší je i ta, že nabízejí přepínání DPI, což jinými slovy znamená, že umožňují přepínat rychlost. Když máte pomalou myš a u pohybu z jednoho kraje obrazovky na druhý si málem ukroutíte zápěstí, nebo snad musíte tento pohyb vykonat nadvakrát, tak ztrácíte zbytečný čas i energii.

Máte-li ale myš s vyšším DPI, stačí s ní hnout pár centimetrů a kurzor přelétnete celý monitor. Základní herní myši mívají dvoustupňové přepnutí (standardní a vysoké DPI), zatímco ty kvalitnější nabízejí třeba 5 či více úrovní rychlosti. Potřebujete-li pak provést precizní a pomalé tahy, přepnete tlačítkem na nejpomalejší DPI. Při běžné práci necháte standard a až budete chtít něco rychle maskovat štětcem, přepnete na vysoké DPI. Dá vám to zkrátka větší pohybovou flexibilitu.

V souvislosti s rychlostí a přesností doporučuji si sehnat i kvalitní podložku, nad kterou se vaše myš nebude zadrhávat. Ideálně opět z kategorie herních produktů, protože hráči a grafici mají velmi podobné (a opravdu vysoké) nároky na rychlost, přesnost a spolehlivost. Proto nám sednou i podobné nástroje.

 

Ergonomie?

Začnete-li procházet nabídku herních myší, tak si všimnete, že většina z nich má cool avšak netradiční design, což může vzbudit dojem, že se budou špatně držet a práce s nimi nebude pohodlná. Toho se nebojte.

Opět se vracím k vysokým nárokům hráčů – myslíte, že by ty gigantické firmy tvořily myši bez průzkumů cílové skupiny? Že by si na hráčích neodzkoušely, co je pro ně pohodlné? Hráči, kteří paří třeba 14 hodin denně opravdu nebudou pracovat s myší, která jim bude způsobovat bolesti zápěstí a/nebo se bude špatně držet.

Ano, bude to nezvyk, protože takové myši jsou zkrátka jiné. Ale stejně jako si zvyknete na novou klávesnici, nové boty či nový batoh, tak si rychle zvyknete i na herní myš.

Největší šok bývá v tom, že herní myši bývají podstatně těžší, nežli ty klasické. Těžší jsou z důvodu, že to zajišťuje větší přesnost (lehčí myš snadněji utíká). Zároveň má většina těchto myší komůrku na závaží, takže bude-li na vás myš moc těžká, můžete jednoduše závaží ubrat.

 

Vsuvka k bolestem zápěstí

Dodatek k ergonomii – bolesti zápěstí, předloktí či počítačový loket (zažil jsem, nic příjemného), mohou přijít i když máte super ergonomickou myš. Není to ani tak o myši, ale především o tom, jak myš držíte. Pokud předloktí leží na stole a dlaň kroutíte směrem vzhůru, po delší době to způsobí zdravotní problémy.

Ideální je mít zápěstí v jedné rovině s předkloktím, čehož docílíte buďto úchopem myši z boku, anebo si zápěstí jednoduše podložte. Může to být nějaká oficiální podložka, ale může to být i role ponožek (lidi se mi smějí, ale přijde mi to prostě pohodlnější než všechny odzkoušené podložky dohromady). Hlavní zkrátka je, aby bylo zápěstí i předloktí v co nejpřirozenější (rovné) poloze. To samé platí o druhé ruce u klávesnice.

 

7. Přehlednost v datech

Efekt: zrychlení orientace a vyhledávání

Začnu obecným doporučením a poté přejdu konkrétně ke grafikům. Obecně – snažte se o co největší přehlednost ve vašich fyzických i digitálních datech. A to nejen z hlediska struktury složek, ale i z hlediska názvů. Jinak můžete během své práce strávit velkou část času jenom tím, že něco hledáte, anebo vyloženě tápete, kde může daná věc být. A pak ji třeba ani nenajdete.

Zadruhé, k přehlednosti si osobně pojím i to, v jakém prostředí a formátu svá data prohlížím. Někomu vyhovuje Total Commander anebo výpisové zobrazení uvnitř Průzkumníku, ale já už nemůžu fungovat jinak, než na bázi náhledů a ikon.

U kreativní práce si ani nedovedu představit, že bych každou chvíli přepínal do logického módu – že bych v jednu vteřinu pracoval intuitivně a v další vteřině četl názvy složek či souborů a hledal to, co potřebuji. Nyní už tedy nečtu a místo toho skenuji ikony a náhledy. To je stále intuitivní proces a nenaruším tak své pracovní flow. Navíc je orientace podle vizuálu mnohem rychlejší, než podle textu.

Byť je pro mě nepředstavitelné lovit třeba fotky podle názvu, jiným to vyhovovat může. Tak či onak doporučuji experimentovat a zjistit, která cesta je pro vás pohodlnější. Pro zajímavost ukážu, jak vypadá hlavní složka mých dokumentů (všimněte si, že většině klientům jsem přidělil ikonu pro zrychlení orientace):

 

 

Názvy souborů

A teď už ke grafikům (i když.. možná nejen k nim):

Grafika.psd
Grafika-UPRAVA.psd
Grafika-NOVA.psd
Grafika-NOVA-2.psd
Grafika-FINAL.psd
Grafika-FINAL-2.psd
Grafika-FAKT-UZ-FINAL.psd
Grafika-FINAL-NOVA.psd
Grafika-FINAL-NOVA-FINAL.psd
Grafika-FINAL-NOVA-FINAL-NEW.psd

Je to někomu povědomé? 🙂 Tímto způsobem (spíše ještě nepřehledněji) jsem fungoval několik let. Často jsem se v takové struktuře nezorientoval ani já sám. Ano, dá se filtrovat podle data změny souboru, ale vracíte-li se průběžně ke starším verzím a něco z nich taháte či vytváříte různé hybridy, tak se na chronologii nedá spoléhat.

Nehledě na to, že řekne-li vám klient, že se mu či jí něco líbilo v té předminulé verzi, tak musíte v komunikaci hledat, co vlastně byla ta předminulá verze a poté projít zdrojáky a zjistit, který zdroj odpovídá danému náhledu. No prostě k zbláznění. Ztráta času i vůle.

 

Co s tím?

Jednoduše: naučte se pojmenovávat soubory podle jedné či několika málo konkrétních struktur. A co je nejdůležitější – držte se jich. Jedině tak si na ně opravdu zvyknete. Mně nejlépe vyhovují struktury typu:

Donuter-Voucher-2018-210×99-v01.ai
Donuter-Voucher-2018-210×99-v02.ai
Donuter-Voucher-2018-210×99-v03. ai
Donuter-Voucher-2018-210×99-TISK.ai

nebo:

Tabory-FB-Velikonoce-2018–940×780–v01.psd
Tabory-FB-Velikonoce-2018–940×780–v02.psd
Tabory-FB-Velikonoce-2018–940×780–v03.psd
Tabory-FB-Velikonoce-2018–940×780.psd

Jak vidíte, na začátek dávám jméno klienta, následuje předmět zakázky, rok (u většiny zakázek to nepoužívám, ale u těch, které se každoročně opakují, to doporučuji), poté velikost (tiskoviny v milimetrech, digitál v pixelech) a nakonec verze, která se postupně navyšuje. U finální verze už nepíšu slovo FINAL (no dobře, párkrát ročně ho někam z nostalgie plácnu) a místo toho odmažu koncovku s verzí (u digitální grafiky), anebo ji proměním ve slovo TISK (u tiskovin).

Když se tedy do této složky vrátím, tak hned vím, který soubor je skutečně finální. Pokud by se klient za pár dnů či týdnů vrátil, že si přecijen přeje nějaké úpravy, tak jednoduše k souboru vrátím koncovku –v04 a jede se dál.

Zároveň mi tato struktura umožňuje rychle prohledávat data. Když prohledám třeba spojení „468×60“, tak se mi zobrazí všechny bannery v tomto rozlišení, které jsem kdy tvořil. Což se hodí, začnete-li tvořit nový banner v této velikosti a víte, že by mohl mít podobnou strukturu jako jiný banner, který jste už tvořili – takhle je dohledáte všechny, pár jich namátkou otevřete, nějaký z nich vykostíte a použijete jako výchozí šablonu.

 

Další doporučení

Doporučuji sjednotit názvy zdrojových souborů s názvy náhledů. Máte-li zdroják Klient-Letak-A5-v02.psd, vyexportujte Klient-Letak-A5-v02.jpg. Pokud byste náhled pojmenovali Klient-Letak-B.jpg, Klient-Letak-Uprava.jpg, nebo dokonce Novy-Letak-A5.jpg, tak byste v tom měli chaos vy i klienti – zejména pokud by každý další náhled měl strukturu odlišnou. Máte-li ale zajetou strukturu zvlášť pro zdrojáky i náhledy, tak budiž. Jen tedy ztrácíte čas při ukládání, kdy musíte sepisovat nový název, namísto abyste uložili soubor s přednastaveným názvem, který právě odpovídá názvu zdrojáku.

Dále doporučuji vytvářet spíše více souborů a pak je promazávat, nežli mít méně souborů se stovkami skrytých vrstev a skupin (s výjimkou šablon). Nejen, že větší velikost souborů zpomaluje chod daného programu, ale hlavně se v té hierarchii vrstev začnete časem ztrácet. A i kdybyste měli tyto podsložky dokonale popsané, tak byste trávili mnoho času scrollováním.

Vedle strukturování názvů pak doporučuji si osvojit i strukturování složek. Například 2018/Klient/Zakázka/… S podobnou strukturou už jistě pracujete, ale pokud se někdy přistihnete, že potřebujete od daného klienta něco dohledat a nevíte, kde to je, doporučuji se pozastavit a promyslet, jak by šla stávající struktura zpřehlednit.

Na druhou stranu, máte-li klienta, kterému tvoříte drobné zakázky, při kterých vznikne jeden zdroják a jedno vyexportované jpg, tak není nutné (není-li těch zakázek příliš moc) jim vytvářet dílčí podsložky. Pokud byste se pak k těmto datům průběžně vraceli a používali je jako šablony pro nové práce, tak než byste něco v té struktuře složek našli, ztratili byste spostu času. Někdy přílišná strukturovanost naopak škodí. Je tedy dobré najít nějaký kompromis.

Ze zkušenosti doporučuji se pozastavit, když máte v jedné složce více jak 100 souborů (nebo klidně dříve, když ucítíte, že už se ve složce neorientujete). V takovém případě by mohlo následovat rozřazení do podsložek. Pokud se ale i v takovéto megaplné složce vyznáte, proč ne.

Plus obvykle pracuji s pravidlem třípokud zakázka sestává z více jak 3 souborů, vytvářím pro ni vlastní podsložku.

 

8. Šablony

Efekt: zpohodlnění a urychlení práce, šetření vůle

Ať děláte grafiku, píšete, nebo třeba programujete, tak máte jedno společné – každou chvíli vytváříte nové soubory. Ty pak nějakým způsobem formátujete, nastavujete jim vnitřní strukturu a vkládáte do nich základní data. Jsou-li soubory pokaždé úplně jiné, nedá se moc dělat. Tvoříte-li ale dokola několik základních typů souborů a trávíte tím pokaždé několik minut času (či klidně desítek minut), je z dlouhodobého hlediska výhodnější si vytvořit sadu šablon.

Opakované vytváření stejných dokumentů je stejně zbytečné, jako kdybyste si místo zakoupení čtverečkovaného papíru koupili papíry bílé a několikrát denně sahali po pravítku a tužce, abyste si na bílý list vytvořit mřížku čtverečků sami. Není to věc, která by zabrala celý den. Není to nic, co by zbořilo svět. Ale je to zbytečné marnění času i vůle.

Rychlejší cestou jsou právě šablony. Pro jejich vytvoření věnujete čas, abyste ušetřili mnohem více času v budoucnu. Se šablonami je navíc celý proces pohodlnější a bezbariérový – jakmile máte v hlavě myšlenku, otevřete šablonu a můžete se dát rovnou do práce. Bez šablony musíte věnovat mentální energii a čas vytváření a strukturování nového dokumentu. A to vás dočasně rozptýlí a na nějaké drobnosti, které jste měli předtím v hlavě, třeba mezitím zapomenete.

 

Jak si šablony vytvořit?

Nejprve si musíte najít čas. Některé šablony jsou vytvořené za pár minut, jiné si žádají hodinu i více. Spousta z nás si je třeba vědoma, že některé věci děláme pravidelně a že by dávalo smysl si tu šablonu vytvořit. Jenže na to není čas. Pokud se přistihnete, že tvorbu šablon stále odkládáte, vzpomeňte si na sílu 7 vteřin a na to, kolik času tímto odkládáním marníte.

Poté, co se k tvorbě šablon odhodláte, potřebujete zjistit, jaké šablony vlastně potřebujete. Je nezbytné projít svá stará data a objevit typy souborů, které se opakují. Určitě jich najdete mnoho. Zároveň pomáhá se i sledovat při práci a všímat si, jestli si tu a tam něříkáte: achjo, to dělám pořád dokola, už mě to nebaví – to je další impulz pro vytvoření šablony.

Poté si tyto soubory nějak seskupte. Ať už do složek, nebo si je naskládejte vedle sebe do grafického programu, nebo si je klidně vytiskněte. Tvoříte-li více typů souborů (jako třeba my grafici), budete mít těch skupin habaděj.

Teď přijde to nejpodstatnější – objevte společné znaky. Pointou šablony je, aby byla pokud možno univerzální a abyste z ní mohli za každé situace vyjít. Hledejte tedy prvky, které se napříč nalezenými soubory opakují a se kterými tudíž pracujete nejčastěji. A na nich šablonu založte.

Důrazně doporučuji si dělat šablony spíše plnější nežli prázdnější. Spíše si do nich předpřipravte více prvků a stylů, které v 90 % případů smažete, nežli abyste měli šablonu elegantní, ale museli jste ji často doformátovávat anebo dovytvářet či dokopírovávat další prvky.

Přeplněná šablona tedy nevadí, pokud z ní snadno a rychle zvládnete udělat šablonu, kterou aktuálně potřebujete. Já to řeším tak, že si seskupím nejméně používané prvky, které pak dokážu během pár vteřin smazat. Hlavní je, abyste promazáváním šablony netrávili více času, než tvořením souboru odznovu – to by pak šablona postrádala smysl.

 

Jaké šablony si připravit?

Jakékoli. Čím více šablon, tím více času ušetříte. U těch, kteří něco píšete, může jít o Wordovský dokument s nastavenými okraji, předpřipravenými nadpisy a nastylovanými odstavci, hlavičkou, patičkou a tak dále.

U nás grafiků může jít o základní formáty papírů s ořezovými značkami, o vizualizační šablony pro prezentaci grafiky klientům, nebo si můžete předtisknout šablony, které vám nějak  usnadní skicování či zpracování skic. Klidně ale může jít i o promakané šablony pro komplexní grafické práce (třeba newslettery), při kterých pracujete s mnoha grafickými prvky, styly a tak dále.

 

9. Přizpůsobení programů

Efekt:  zjednodušení, zpohodlnění a zrychlení práce

Všichni, kteří pracují na počítači, používají nějaké programy. Bez programů to nejde. Potřebujete textový editor, abyste si něco napsali. Grafický editor, abyste něco vytvořili. Anebo přinejmenším internetový prohlížeč, abyste si mohli číst články, jako je tento.

Někdo tráví v programech málo času, ale třeba my grafici máme grafické editory zapnuté prakticky neustále. A trávíme-li v nich třeba třetinu dne, dává smysl si je přizpůsobit, čímž výrazně zpohodlníme a zrychlíme svou práci.

 

Co je možno přizpůsobit

  • Přizpůsobení pracovního prostředí – většina programů dovoluje zobrazit či skrýt různé podčásti programů. Dovolí vám dílčí panely programů posouvat, zmenšovat i zvětšovat. Uvidíte-li tedy, že musíte každou chvíli lovit hluboko v nějaké nabídce menu, tak si tento konkrétní nástroj jednoduše připnete někam na oči, kde se vám k němu bude přistupovat snáze.
  • Klávesové zkratky– každý program má své klávesové zkratky, tedy možnost zavolání nějakého nástroje či úkonu za pomocí kombinace kláves. Čím náročnější software, tím více zkratek obsahuje a tím spíše byste se jich měli co nejvíce naučit – velmi tím zrychlíte a usnadníte svou práci. Pokud ani nevíte, jaké zkratky váš program nabízí, dohledejte si je. Většina programů dovoluje zkratky i upravovat, přidávat a odebírat. Přijde-li vám nějaká zkratka krkolomná, změňte si ji. Anebo pokud se při promačkávání zkratek pravidelně překlepáváte a spouštíte jiné zkratky, které vám nějakým způsobem narušují práci, tak si tyto překlepové zkratky jednoduše vypněte.
  • Makra či akce – většina programů vám umožňuje si nahrát vaše oblíbené postupy a poté si je zavolat pomocí tlačítka uvnitř programu anebo klávesové zkratky. Každá práce se skládá z obrovského množství dílčích a opakujících se úkonů a čím více úkonů začnete automatizovat, tím více času ušetříte. Já si takhle jedno odpoledne sednul, nahrál desítky akcí (mnoho z nich přesměroval na tlačítka myši) a práce byla rázem plynulejší a zrychlil jsem o desítky procent.
  • Plug-iny a scripty – čím pokročilejší program, tím spíše k němu dohledáte oficiální i neoficiální rozšíření. Programy nejsou dokonalé a pokud nějaký šikovný jedinec naráží na určitý problém, tak si napíše script či plug-in, který problém vyřeší. A pak se o svůj výsledek zpravidla rád podělí – někdy zdarma, jindy za peníze. Bojujete-li tedy s nějakým problémem, doporučuji googlit a zjistit, zda na to neexistuje nějaký plug-in nebo script. Já třeba před lety objevil profi plug-iny pro Illustrator (detailní rozbor s ukázkami najdete tady), které pro mě byly jako dar z nebes, protože mnoho problémů a postupů, při kterých jsem si trhal vlasy, nyní zvládám snadno a rychle a šetřím v Illustratoru kolem 40 % času.

Jelikož nevím, s jakými programy konkrétně pracujete, tak nemohu dát konkrétní rady, co, kde a jak nastavit. Respektive mohu dát pár rad k přizpůsobení Photoshopu, ale to je asi tak vše.

V každém případě, ať už pracujete s kterýmkoli programem, na internetu dohledáte mnoho konkrétních návodů. Umíte-li anglicky, jednoduše na Googlu anebo Youtube prohledejte spojení *název programu* customize.

 

Hlavně se k tomu dokopat

U přizpůsobování bývá nejtěžší zaprvé zjistit, co vlastně chcete přizpůsobit a zadruhé se dokopat k samotnému přizpůsobení.

Možná, že si teď během práce semtam říkáte: To je otrava, kéž by to šlo zjednodušit. Pokud si ale tuto myšlenku nikam nezapíšete, tak na ni zapomenete a vzpomenete si na ni až tehdy, kdy na tento problém znovu narazíte. V ten moment si řeknete: Tyjo, to mě ale fakt štve, teď sice nestíhám, ale příště už vymyslím, jak si to zjednodušit. Jenže přijde to příště a vy si znovu řeknete totéž.

Mně kdysi trvalo asi rok takovéhoto příšťování, než jsem se dokopal k promyšlení a nahrání jedné náročné akce, kterou u konkrétního typu zakázek vždy zopakuji třeba 20x, takže mi to nyní při zachráněné půlminutě přidá 10 minut k dobru, což je milé.

Jakmile jsem viděl ten rozdíl, chytnul jsem slinu po vytváření akcí a kdykoli se přistihnu, že něco pravidelně opakuji, zapíšu si to do poznámek a jakmile mám pár minut volného času, akci si lépe promyslím a nahraju. A totéž doporučuji i vám – vědomě se sledujte a poznamenávejte si, co vás trápí, abyste se nad tím mohli později zamyslet a něco s tím provést.

 

10. Tužka a papír

Efekt: snazší řešení komplexních problémů

Na závěr dám ten nejjednodušší a přesto možná nejefektivnější tip – kdykoli to půjde, používejte tužku a papír. U grafiků je to z mého pohledu nutnost. I když ale grafici nejste, tužka a papír vám pomohou v mnoha situacích.

Na papíře máte svobodu. Když třeba vymýšlíte kompozici určitého typu grafiky, můžete na papír během pár vteřin hrubě naskicovat hned několik variant a zjistit, která funguje nejlépe. Začnete-li pracovat rovnou v grafickém programu, ztratíte hromadu času experimentováním, protože přepínání nástrojů a posun prvků nějaký čas trvá. Neříkám, že je experimentování špatné a rozhodně je to veliká část grafické práce, nicméně skrze stovky situací jsem si ověřil, že čím více plánujete svou práci na papíře, tím plynulejší, snadnější a rychlejší jsou ty následující fáze.

Jak jsem ale již zmínil, papír a tužku nevyužijí jen grafici. Ať už děláte cokoli, tak tu a tam narazíte na nějaké komplexní problémy. Tyto problémy vás mohou svou složitostí vyděsit či dokonce paralyzovat. A tužka s papírem jsou dva kámoši, kteří vás z takové paralýzy dostanou.

Při plánování itineráře do Číny jsem zažil období zoufalosti. Netušil jsem, co vše chci vlastně vidět, kolik času si která lokace žádá a jak do harmonogramu zasáhnou dlouhé přesuny. Měl jsem chuť s tím seknout. Pak jsem si vzal papír a načrtnul si několik základních okének (jedno okénko = jedna lokace) a do nich si sepsal, co tam chci vidět, kolik času asi který výlet zabere a mezi okénky si poznamenal délku přesunů. Díky tomu jsem zjistil, kolik dnů potřebuji ve které lokaci a zároveň jak dlouhá celá dovolená bude. Zabralo to tak 10 minut a stav zoufalosti se proměnil v pocit klidu. Najednou jsem se zorientoval a mohl na to navázat dalšími kroky plánování, které jsem také už řešil převážně na papíře.

Vedle toho si často tvořím myšlenkové mapy (opět třeba k dovolené – co je potřeba zařídit, co je potřeba nakoupit, co je potřeba zabalit), tabulky, seznamy a tak dále.

To vše jde řešit i uvnitř speciálních programů, ale každý program představuje bariéru a musíte se mu přizpůsobovat. Papíru se přizpůsobovat nemusíte. Máte stoprocentní kontrolu a svobodu. Můžete si čmárat, co se vám zachce a jak se vám zachce. Papír vám nehodí žádný error, nesmažete ho v důsledku překlepu a když vás v noci probudí myšlenka, můžete si ji rychle a klidně i po slepu načmárat a vrátit se do říše snů.

Přál bych všem, aby v tomto pře-digitalizovaném světě objevili krásu tužky a papíru, protože mně oba tyto nástroje den co den zjednodušují život a v relativně krátké době mi pomáhají se zorientovat v komplexních problémech. A za to jsem jim vděčný.

 

Závěr

Tak. Nabídl jsem vám 10 hlavních metod, které mi šetří čas. Nyní je míč na vaší straně – experimentujte, zkoušejte a hledejte vlastní cesty k šetření času. Nejdůležitější je se aktivně sledovat a vnímat, kolik času které činnosti věnujete a zda by některé dílčí úkony nešlo nějak urychlit, automatizovat, ba klidně i vypustit. Když jsem dokázal násobně zrychlit tempo já, dokážete to také.

 

Šetření času zdar!

Tomáš Vachuda

Jsem zapálený logotvůrce. Miluji vyprávění příběhů skrze jednoduché symboly a rád pomáhám svým klientům vyniknout v džungli konkurence. Logům se věnuji již 8 let. Napsal jsem o nich knihu Vstup do světa logotvorby a jelikož je o logách neustále co psát, tak o nich nyní i bloguju. Budete-li mít jakékoli připomínky, anebo byste si přáli vytvořit osobité logo na míru, můžete se na mě kdykoli obrátit.

Latest posts by Tomáš Vachuda (see all)

One thought on “10 tipů jak šetřit čas

  1. Díky za skvělý článek! Dovolím si doplnit pár věcí, které mě napadly při čtení (z pohledu tvůrce webů).

    – Mi hodně k větší produktivitě ještě pomáhá úplná změna pracovního prostředí. Vysledoval jsem, že mi vyhovuje, když různé typy činností dělám na různých místech. Pokud např. nepotřebuji k dané práci počítač, běžně se přemisťuji do čistě „nedigitálního“ prostředí. Příkladem je třeba tvorba wireframe. Tato činnost zahrnuje delší časový úsek přemýšlení a vypozoroval jsem, že se mi lépe črtá vleže na sedačce v obýváku, než kdybych si u počítače před sebe jen vzal papíry a začal hned dělat.

    – K oživení pracovního rytmu mi pomáhá polohovací stůl. Když třeba v delším bloku v sedě kóduji, zvednutí stolu a následná práce ve stoje se projeví takovým zvýšením pracovního elánu. Nevím, jestli je to rozprouděním krevního oběhu nebo tím, že můžu přešlapovat na místě, ale najednou mě začne práce více bavit.

    ad 5) Dva monitory
    Pořídit si druhý monitor vnímám jako minimum pro jakoukoliv práci na počítači, kterou vykonávám. Když jsem si jej koupil, zvykl jsem si „duálně“ pracovat asi během dvou dnů. Později jsem zjistil, že jsem se na nich dokonce stal závislým. Při práci na jednom monitoru (v jiném pracovním prostředí) se pak začaly projevovat abstinenční přízraky jako uvědomění si množství množství zbytečně spáleného času a podrážděnost při každém, jinak zbytečném, alt tabování. Před nějakou dobou jsem začal přemýšlet, jestli nejít ještě o úroveň výše – do třetího monitoru. Workflow jsem měl sice přirozeně sladěné se dvěma monitory, ale začal jsem si uvědomovat chvíle, kdy by se takový upgrade možná hodil. Šel jsem do toho a jsem za to hrozně rád. Tahle investice asi 4.000 Kč mi ušetřila nespočet hodin a energie. Třetí monitor oceňuji hlavně při kódování webů – na levém monitoru mám vstup (většinou PSD s grafikou webu), na prostředním pracuji (editor kódu) a na pravém monitoru je výstup (náhled aktuální podoby webu). Vidět před sebou v jednu chvíli vstup i výstup je neskutečná věc. Když nad tím teď přemýšlím, už ani nevím, kdy jsem naposled použil alt tab. S čistým svědomím můžu říct, že downgrade na dva monitory bych nesl velmi těžce.

    Ať se daří a těším se na knihu! 🙂

Napsat komentář